En la gestión empresarial, cumplir con las normativas de seguridad social es clave para evitar inconsistencias entre la contabilidad y el pago de aportes. Uno de los errores más comunes ocurre al intentar retirar a un empleado el mismo día en que finaliza una incapacidad. En este artículo, te explicaremos por qué sucede esto, cómo afecta a los sistemas de gestión empresarial y cómo evitar problemas que impacten la eficiencia de tu empresa.
¿Qué dice la normativa de seguridad social?
Cuando un empleado tiene una incapacidad u otra novedad de ausentismo y se planea retirarlo el último día de dicha incapacidad, no es posible reportar simultáneamente las novedades de ausencia y retiro en el mismo día.
Esto se debe a que en los sistemas de seguridad social, como Aportes en Línea, se requiere que el empleado registre al menos un día laborado en el periodo.
Por ejemplo:
- Situación: Miguel tiene incapacidad del 1 al 13 de enero y se planea retirarlo el 13 de enero.
- Resultado: El sistema rechazará el retiro porque el empleado no cuenta con días laborados en el periodo. El mensaje más común será:
«No puede reportar la novedad de retiro porque no tiene días laborados en el periodo. Debe ajustar la novedad de ausentismo para dejar al menos un día laborado.»
Impacto en la gestión empresarial
Este tipo de situaciones puede generar diferencias entre la contabilidad interna y los aportes a seguridad social, lo que puede derivar en reprocesos, sanciones o incluso costos adicionales. Empresas que utilizan un Software ERP o un sistema contable deben asegurarse de que sus procesos cumplan con la normativa para evitar este tipo de discrepancias.
Contar con un ERP que incorpore reglas claras para la seguridad social y automatice alertas en casos como este es una ventaja que permite gestionar la información de forma eficiente y alineada con los requisitos legales.
Cómo evitar errores al reportar retiros
Para que los procesos de tu empresa sean más efectivos, es fundamental tener en cuenta estas recomendaciones:
- Planifica el retiro: Evita programarlo el último día de la incapacidad o licencia. Ajusta la novedad de ausentismo para que el empleado tenga al menos un día laborado antes del retiro.
- Usa un Software ERP confiable: Implementar un sistema que valide automáticamente estas condiciones puede ahorrarte tiempo y prevenir errores.
- Consulta con expertos: Si tienes dudas sobre las normativas, busca el apoyo de consultores especializados en sistemas contables y seguridad social.
La importancia de los sistemas de gestión empresarial
Un sistema de gestión empresarial no solo centraliza la información de tus procesos, sino que también ayuda a garantizar el cumplimiento de normativas complejas, como las relacionadas con la seguridad social. Además, permite integrar diferentes áreas de la empresa (recursos humanos, contabilidad y nómina) para lograr procesos más fluidos, eficientes y efectivos.
En RSN IT Solutions, contamos con Informaweb ERP una solución avanzada en Software ERP diseñada específicamente para las necesidades de las empresas en Colombia. Nuestro sistema contable incluye herramientas para validar retiros y novedades, ayudándote a optimizar tus procesos y a garantizar el cumplimiento de las normativas legales.
Conclusión
Entender y aplicar correctamente las reglas para la gestión de novedades como el retiro de empleados con incapacidades es esencial para evitar discrepancias en la seguridad social y en la contabilidad de tu empresa. Con el apoyo de un Software ERP robusto y un sistema de gestión empresarial eficiente, podrás alinear tus procesos con la normativa, reduciendo errores y mejorando la efectividad de tu operación.
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